Varen oddaljen dostop do dokumentov in možnost njihovega upravljanja sta bila ena največjih izzivov pri množičnem prehodu na delo na daljavo. Pred začetkom epidemije je bila to za marsikatero podjetje nerešljiva težava, v zadnjih slabih dveh letih pa sta tako gospodarstvo kot javna uprava začela spoznavati koristnost in dodano vrednost dokumentnih sistemov (DMS). Trg DMS je tako v zadnjih slabih dveh letih oživel. V Avtenti opažajo, da je letos ta segment njihovega poslovanja zrasel približno za desetino.
V organizacijah z uvedenim DMS zaposleni, ki delajo na daljavo, brez težav dostopajo do dokumentov, jih urejajo, potrjujejo, delijo s sodelavci, sledijo rokom za izvedbo ter jih na koncu tudi varno shranijo. Primarna skrb ponudnikov DMS pri tem je zagotavljanje zaščite pred morebitnimi kibernetskimi vdori in hkrati sistemsko urejenega dostopanja do dokumentov glede na posameznikove pravice.
Privošči si ga lahko vsako podjetje
»Strošek vpeljave in uporabe dokumentnega sistema se hitro povrne, prihranki pa kmalu presežejo strošek naložbe,« pojasnjuje Primož Kučič, direktor Avtente, odvisne družbe Telekoma Slovenije. To vse bolj spoznavajo tudi srednja in manjša podjetja, ki vse pogosteje vpeljujejo dokumentne sisteme, ki smo jih še pred kratkim videvali predvsem v večjih organizacijah.
»Dokumentni sistem je danes dosegljiv vsakemu podjetju. Vprašanje je le, ali se menedžment zaveda digitalnih priložnosti poslovanja,« pravi Kučič in dodaja, da gre pri tem pogosto tudi za trajnostni vidik in visoko stopnjo ozaveščenosti glede pomena varovanja okolja. »Ne gre torej zgolj za ekonomski vidik, temveč tudi za brezpapirno poslovanje.«
Prvi korak na poti digitalizacije
DMS je hkrati glavni pogoj za začetek digitalizacije, ki podjetju prinaša večjo produktivnost in večjo konkurenčnost na trgu. Sodobni dokumentni sistemi namreč med drugim omogočajo optimizacijo delovnih procesov, kar ima po sogovornikovih besedah vsaj dve pozitivni plati. Prva je priložnost za uvajanje novih poslovnih modelov, druga pa več časa za bolj kreativno delo uporabnikov, saj se jim ni treba več ukvarjati s preprostimi operacijami, ki jih dokumentni sistem avtomatizira.
Varnost in mobilnost
In katere so glavne značilnosti sodobnih dokumentnih sistemov? Kučič na prvem mestu poudarja predvsem zagotavljanje varnosti, na drugem pa mobilnost. To pomeni, da lahko v dokumentnem sistemu do dokumentov dostopamo prek katerekoli naprave, tudi prek tablice ali pametnega telefona. Tako si lahko z DMS precej olajšajo delo tudi podjetja, kjer zaposleni opravljajo veliko terenskega dela. V takšnih primerih je zelo dobrodošla možnost zakonsko veljavnega digitalnega podpisovanja dokumentov, ki ga lahko uvedemo v vsak napredni dokumentni sistem.
Novosti, ki jih bo omogočila umetna inteligenca
In kam bo šel razvoj dokumentih sistemov? Kot pravi sogovornik, bosta umetna inteligenca in strojno učenje, s katerima se srečujemo tako rekoč na vsakem koraku, zaznamovala tudi razvoj dokumentnih sistemov. »Pričakuje se, da bo to precej zmanjšalo potrebo po preprostem ročnem delu uporabnikov dokumentnega sistema,« pravi Kučič in dodaja, da bomo kmalu priča novostim, kot so samodejna prepoznava tipa dokumentov na podlagi strojno prebrane vsebine, klasifikacija in uvrščanje dokumentov v prave zadeve in aktiviranje pravih procesov, napredni zajem podatkov z dokumentov in podobno. Vse to bo pomenilo manj duhamornih ponavljajočih se opravil in več časa za kreativno razmišljanje.
