Kljub razširjanju e-poštne poslovne korespondence podjetja še vedno prejemajo in pošiljajo pošto v papirni obliki, še posebej, ko gre za občutljive dokumente oziroma priporočene pošiljke. Še več se papirna pošta uporablja v javnih ustanovah, na primer za pošiljanje pozivov, odločb in drugih uradnih dopisov ter za vročanje dokumentov v skladu z zakonom o upravnem postopku. Poleg tega se veliko dokumentov pošilja v dveh oblikah, elektronsko in papirno, na primer pogodbe, še posebej, ko gre za dokumente, ki zahtevajo lastnoročen podpis.
V številnih podjetjih prevladuje mnenje, da se vsakodnevne papirne pošte ne da v celoti odpraviti. Problem so predvsem zasebni prejemniki, tako podjetja kot fizične osebe, ki nočejo ali ne morejo prejemati elektronskih dokumentov.
»Podjetja in tudi organizacije v javnem sektorju še vedno porabijo precej človeških virov, prostora, opreme in drobnega inventarja za delo s papirno pošto, za njeno upravljanje in shranjevanje. Pri izhodni pošti pa nastajajo še dodatni neposredni stroški, povezani s tiskanjem, pripravo in pošiljanjem pošte,« poudarja Simon Golob, poslovni svetovalec za digitalizacijo papirne pošte v podjetju Posita.
Kako se najbolj preprosto rešiti papirne pošte?
Čeprav se opustitev papirne pošte komu še zdi nerealna, je dejansko možna že v nekaj dneh. Pravzaprav si lahko organizacija prej kot v enem delovnem tednu uredi, da vso svojo pošto, ali pa vsaj poslovno korespondenco, začne prejemati v elektronski obliki. V Sloveniji takšno storitev izvaja podjetje Posita, ki je del skupine Pošte Slovenije. V tem primeru zaposleni iz Posite prevzamejo papirno pošto že v poštnem logističnem centru, jo digitalizirajo in optično prepoznajo ter odložijo na spletni portal ali prek aplikacijskih vmesnikov posredujejo neposredno v izbrano poslovno aplikacijo naročnika. Papirne originale dostavijo naročniku enkrat na mesec oziroma po dogovoru.
Na drugi strani, pri izhodni pošti, pa storitev deluje v obratni smeri. Naročniki svoje dokumente dnevno do določene ure odlagajo na ustrezno spletno mesto, kjer jih informacijske rešitve podjetja EPPS, ki je tudi del skupine Pošte Slovenije, prevzamejo, natisnejo, kuvertirajo, frankirajo in transportirajo v poštni logistični center za dostavo naslednji delovni dan. Tudi ta storitev se lahko začne uporabljati tako rekoč v nekaj delovnih dnevih. Mesečno v EPPS na primer natisnejo in odpošljejo že več kot 10 milijonov papirnih pošiljk.
Kot je poudaril Golob, pride v srednjih in večjih podjetjih v poštev avtomatizacija procesov, ki je ob ustreznem povezovanju na primer dokumentnega sistema za vhodno in izhodno pošto ali drugih poslovnih programov z zunanjimi storitvami digitalizacije papirne pošte možna tako na strani prejema kot tudi pošiljanja.
Kam s papirnimi originali?
Ker je Positina storitev certificirana po ZVDAGA, velja, da je digitaliziran dokument enak originalu. To pomeni, da lahko organizacija naroči uničenje originalov že Positi. »Če želi organizacija uničiti papirni original, je smiselno, da si zagotovi dolgoročno varno hrambo digitalnih kopij. Smiselno je, da uporabi certificirane storitve, zato da v primeru kakršnihkoli poznejših sodnih ali uradnih postopkov ne bi imeli težav z dokazovanjem veljavnosti digitaliziranih dokumentov,« je še povedal Golob.
Uporaba certificirane varne hrambe je smiselna tudi pri izhodnih dokumentih, saj ima tako organizacija vedno zagotovilo, da je njen izhodni digitalni dokument enak prejemnikovemu papirnemu dokumentu.
