»Že sam prehod na brezpapirno poslovanje kot eden prvih korakov digitalizacije pripomore k manjšemu vplivu na okolje,« pravi Simona Kogovšek, direktorica podjetja Mikrocop, in v isti sapi dodaja, da je digitalizacija poslovanja še veliko več kot zgolj zmanjševanje količine papirja v poslovnih procesih. Tako je njen vpliv na trajnostno poslovanje lahko veliko večji, kot smo mislili sprva.
Z optimizacijo in digitalizacijo poslovnih procesov po besedah Simone Kogovšek dosežemo hibridno vsepovezujoče delovno okolje, ki omogoča sodelovanje na daljavo. Ko so poslovni procesi digitalizirani, je potrebnih bistveno manj različnih aktivnosti, da se opravi določeno delo. S tem se zmanjša poraba dobrin, časa in energije. »Odkar imamo na trgu rešitve za dvosmerno izmenjavo vsebin, se digitalno povezujemo tudi navzven in tako v proces vključujemo tudi zunanje partnerje in kupce, vse skupaj pa se kaže v boljši kulturi trajnostnega razvoja,« pojasnjuje sogovornica.
Digitalizacija sicer pozitivno vpliva na trajnost v vseh panogah in dejavnostih, še posebej pa se pozitivne spremembe kažejo v podjetjih, kjer je vpliv na okolje že v izhodišču večji. Če pa na digitalizacijo poslovanja gledamo z vidika učinkovitosti, pomembno vpliva na kulturo podjetja ne glede na dejavnost.
Zagrizeni zagovorniki digitalizacije poslovanja
In kako digitalizacija vpliva na trajnost poslovanja v Mikrocopu, kjer se z digitalizacijo poslovanja ukvarjajo že več desetletij? »Velik del poslovanja izvajamo v naši oblačni digitalni rešitvi InDoc EDGE, s čimer smo minimizirali porabo papirja. V internem poslovanju so naši izvorni dokumenti v digitalni obliki, vso preostalo poslovno dokumentacijo pa digitaliziramo,« razlaga sogovornica in nadaljuje: »Z digitaliziranimi procesi smo uvedli hibridno delo, ki omogoča povezovanje in sodelovanje na daljavo. Digitalno se povezujemo s partnerji, dobavitelji in strankami, kar nam prihrani veliko časa in sredstev, zato je naš ogljični odtis vsako leto manjši.«
Vse več vrst dokumentov podpisujejo elektronsko, pripravljajo se tudi na e-podpisovanje pogodb o zaposlitvi, kar sicer ni čisto odvisno samo od njih. »Ocenjujem, da smo motivatorji deljenja in podpisovanja dokumentov na daljavo ter zagrizeni zagovorniki digitalizacije poslovanja in trajnostnega pristopa pri delu. Seveda z različnimi aktivnostmi v Mikrocopu spodbujamo zaposlene tudi k trajnostnemu ravnanju doma.«
Digitalna organizacijska kultura je pogoj za uspeh
Na digitalizacijo različni ponudniki gledajo različno, predvsem ko je govor o tem, kje začeti. Vsem pa je po besedah Simone Kogovšek skupno to, da mora imeti vsako podjetje izdelano digitalno strategijo, ki ima jasno opredeljene cilje. Digitalna strategija zahteva polno podporo vodstva, to mora poskrbeti, da so zaposleni opremljeni z ustreznimi znanji, veščinami in orodji, da čim lažje preidejo v digitalno poslovanje.
»Ustvarjanje digitalne organizacijske kulture, ki je vseobsegajoča, je bistven dejavnik pri uspehu prehoda v digitalno poslovanje,« poudarja Simona Kogovšek. Ker vsako podjetje potrebuje ustrezno tehnološko opremo in orodja, v Mikrocopu skrbijo za stalen razvoj digitalne rešitve InDoc EDGE v oblaku, tako da pokriva potrebe podjetij različnih velikosti in dejavnosti ter zagotavlja skladnost in varnost poslovanja.
Poenotena tehnologija je lažje obvladljiva
Na trgu obstaja veliko različnih orodij, ki parcialno pokrivajo posamezna poslovna področja, in platform, ki so neke vrste temelj za izgradnjo digitalnega poslovanja. »V Mikrocopu zagovarjamo stališče, da je informacijska tehnologija veliko laže obvladljiva, kadar je poenotena ali deluje na skupnem imenovalcu,« pravi direktorica Mikrocopa.
Digitalne platforme, kot je InDoc EDGE, omogočajo podjetjem prve korake v digitalizaciji poslovanja in jih podpirajo tudi pri nadaljnjem razvoju. InDoc EDGE združuje zmogljivosti zajema informacij, upravljanja dokumentov in poslovnih procesov z e-podpisovanjem in elektronsko hrambo. Zagotavlja uporabo različnih standardnih poslovnih rešitev, izvedbo prilagojenih poslovnih rešitev in povezljivost z različnimi sistemi ERP, CRM in drugimi.
