Znova prihaja čas, ko se moramo zaradi virusa malce fizično ločiti in uporabljati tehnologije za oddaljeno sodelovanje. Delovni proces in sestankovanje sta se za vedno spremenila, saj imamo na voljo orodja, ki omogočajo hibridna in popolnoma virtualna srečanja. Pri hibridnem sestankovanju se del ekipe zbere v sejni sobi v živo, preostali pa se na sestanek povežejo prek aplikacije za virtualna srečanja.
Ponudba aplikacij za hibridna in popolnoma virtualna srečanja je precejšnja, a na podlagi izkušenj in primerov iz prakse smo skupaj s svojimi strankami prišli do sklepa, da je Microsoft 365 skupaj z aplikacijo Microsoft Teams najpopolnejši paket orodij, ki ponuja številne rešitve za vse vrste in velikosti podjetij. Microsoft 365 namreč ne ponuja zgolj dobro znanih aplikacij Word, Excel, PowerPoint in Outlook, ampak ponuja celovite rešitve, ki omogočijo organizaciji digitalizacijo poslovanja in s tem izboljšanje poslovnih procesov in tudi rezultatov. Aplikacije, kot so oblačni dokumentni sistem Sharepoint, osebni oblak za shranjevanje OneDrive, orodje za projektno vodenje Planner, aplikacija za avtomatizacijo procesov Power Automate in mnoge druge omogočajo, da delo poteka produktivno in avtomatizirano.
Kot dolgoletni certificirani zlati partner podjetja Microsoft pri družbi Business Solutions ne ponujamo zgolj licenc Microsoft 365, ampak smo tudi in predvsem osredotočeni na praktično svetovanje in poprodajne aktivnosti, kot so uporabniška in tehnična pomoč ter izobraževanje po uspešni uvedbi orodij. To je ključ, da organizacija zares v celoti izkoristi prednosti digitalizacije poslovanja z orodji Microsoft 365.
Zima prihaja – ste pripravljeni na hibridno delo?
Znova prihaja čas, ko se moramo zaradi virusa malce fizično ločiti in malce več uporabljati tehnologije, ki pa so se do danes že precej izboljšale prav zaradi trenutnih svetovnih razmer. Za uspešno hibridno delo je primarno treba pravilno izobraziti zaposlene v podjetju in jim predstaviti, kakšne možnosti sploh obstajajo pri uporabi sodobnih in prilagodljivih orodij, kot jih ponuja Microsoft Teams.
Drugi korak je seveda oprema sejne sobe, saj se morajo na hibridnih sestankih vsi udeleženci počutiti kot del razprave in skupnega sodelovanja. Ko sestanek ne poteka v živo, smo na podlagi izkušenj velikokrat opazili, da je kakovost slike in zvoka odločilnega pomena za kakovosten in produktiven sestanek. Sploh če je to sestanek, na katerem razpravljajo o fizičnih izdelkih, načrtih, prototipih produktov, risbah ali drugih grafičnih zadevah. Zato morate poskrbeti, da je oprema v sejni sobi primerna vašemu tipu poslovanja. S tem mislimo tudi na primerno velikost ekrana, širokokotne kamere, ki zajamejo vse udeležence v prostoru ter tudi stopnjo interaktivnosti prek rešitev, kot je interaktivni zaslon Clevertouch, ki ponuja celo kopico produktivnih orodij na dotik, zaradi katerih je videoklic ali predavanje še bolj produktivno in zanimivo.
Zakaj Microsoft Teams izstopa v primerjavi z drugimi
Shramba dokumentov, fotografij in drugih različnih vsebin v dokumentnem sistemu SharePoint je preprosta in enostavna. Vsaka ekipa, ustvarjena v Teamsih, bo imela svoje spletno mesto za odlaganje dokumentov v oblaku, ki jih lahko oblikuje v želeno strukturo map in podmap. Vse datoteke v skupni rabi in v vseh pogovorih se samodejno shranjujejo v knjižnico dokumentov, dovoljenja in varnostne možnosti pa je mogoče prilagoditi glede na zaupnost dokumentov. Tako dostopajo do občutljivih podatkov zgolj osebe, ki imajo za to dodeljen dostop.
Sodobni spletni videoklici in sestanki z uporabnimi funkcijami, kot so deljenje zaslona, pripisi v živo, risanje v živo, dvig roke, odzivi na klepet, različni slogi predstavitve, in preostalimi prednostmi omogočajo, da so sestanki produktivnejši in časovno optimalni. Z njimi lahko dosežete naslednji korak na svojem hibridnem sestanku med zaposlenimi ali s strankami. Prav tako lahko uživate v preprosti skupni rabi namizja za tehnično pomoč in sodelovanje z več uporabniki naenkrat v realnem času.
Funkcija z imenom spletna srečanja vam lahko pomaga pri izboljšanju interne ali eksterne komunikacije. S funkcijo videokonference omogoča udeležbo do tisoč uporabnikov pri virtualnih dogodkih ter do deset tisoč uporabnikov pri funkciji oddaje. Tako lahko preprosto načrtujete prihodnje korake skupaj z managementom, prodajno, proizvodno ali marketinško ekipo, ki je dislocirana, ali pa gostite večje izobraževanje za manjše in izjemno številne skupine. Med srečanjem imate tudi možnost nalaganja datotek in pisanja sporočil v klepet.
Avdiokonferenca in internet telefonija sta funkciji, ki ju ne boste našli na številnih drugih platformah za sodelovanje. Z zvočno konferenco se lahko vsakdo pridruži spletnemu srečanju po telefonu. S številko za klicanje, ki zajema stotine mest, lahko sodelujejo tudi uporabniki, ki so na poti, ne da bi potrebovali internet. Z internetno telefonijo pa lahko popolnoma nadomestite telefonski sistem svojega podjetja. Treba je upoštevati le, da to zahteva dodatni licenci.
Preprosta in prilagodljiva uvedba
Microsoft Teams se v praksi izkazuje za zares preprosto in do uporabnika prijazno aplikacijo. Krivulja učenja je precej nižja v primerjavi s preostalimi bolj zapletenimi orodji za sodelovanje. Aplikacijo lahko uporabljate popolnoma brez predhodne nastavitve (priporočamo le za manjša podjetja in startupe) ali pa jo prilagodite do te mere, da imajo dostop in možnost ustvarjanja ekip in drugih naprednih funkcionalnosti zgolj določene osebe v podjetju. Napredne funkcije omogočajo tudi možnost več oblik nadzora celotne organizacije in dokumentnega sistema, kar ima za posledico postopni načrt uvajanja sploh pri večjih podjetjih in globalnih korporacijah.
Vsak poseg v komunikacijo in organizacijo podjetja je treba podrobneje analizirati in proučiti, le tako boste lahko učinkovito in brez ozkih grl v komunikaciji dosegali boljše rezultate in se izognili še dodatnim težavam pri uveljavitvi novega sistema. Pravilno načrtovanje uveljavitve takega sistema je izrednega pomena. Kulture podjetij so si različne in postopki komunikacije prav tako. Zato priporočamo, da se za tak poseg predhodno posvetujete in odločite za strokovnjake, ki imajo na tem področju za seboj že dolgoletne izkušnje z uporabniškega in tudi tehničnega vidika.
Opomba: Tina Zgaga je svetovalka za prodajo v solkanski družbi Business Solutions.
