Delo od doma, ki je v marsikateri organizaciji odneslo uporabo papirnih dokumentov ter ustne komunikacije v pisarnah in na hodnikih, je pospešilo zahteve po digitalizaciji dokumentov in tudi z njimi povezanih delovnih postopkov. Dodatne zahteve narekujeta trg in oskrbna veriga, ki pričakujeta večjo hitrost, učinkovitost in kakovost poslovanja ter prilagajanje trendom pri uporabi poslovnih tehnologij.
Podjetja se sicer o obvladovanju dokumentacije in digitalnih delovnih postopkov odločajo glede na posebnosti dejavnosti in pretekle naložbe v poslovni informacijski sistem. V splošnem velja, da so storitvena podjetja bolj naklonjena uporabi dokumentnih sistemov kot proizvodna. Pri zadnjih je namreč poslovni proces ponavadi že podprt s transakcijskim poslovnim informacijskim sistemom ERP, zato rešitve za delo z dokumenti največkrat še vedno iščejo kar znotraj tega sistema.
Preprosto, dokumenti sodijo v dokumentni sistem
Vendar imajo podjetja z digitalizacijo poslovanja in izzivi, ki jih ta prinaša z vidika organizacije in izvedbe delovnih nalog, tudi vse več izkušenj. Tako spoznavajo, da pri digitalizaciji ni pomembna le uporaba digitalnih dokumentov, ampak tudi kakšna je izvedba delovnih postopkov. Prav zato je vse več primerov prenosov dokumentov iz transakcijskih v dokumentne sisteme, ki so prijaznejši do uporabnikov, omogočajo natančnejše obvladovanje kompetenčnega reda in obvladovanje vsebinskih posebnosti dokumentov, podpirajo upravljanje delovnih postopkov in revizijsko sledljivost ter se lažje prilagajajo spremembam v organizaciji, zakonodaji ter informacijski podpori.Prioritete določa posel
Na prvi pogled je prehod na dokumentni sistem preprosta odločitev, vendar se na koncu vedno izkaže, da ni tako. Še posebej, ker posega v ustroj organizacije in se dotakne celo njenih konkurenčnih prednosti. Ni malo podjetij, ki zaradi strahu pred spremembami odlašajo z dokumentnim sistemom oziroma ga najprej uvedejo v tiste dele poslovanja, kjer ga zaposleni usvajajo najlažje, oziroma tam, kjer si takšne oblike dela zaposleni želijo. Na drugi strani se vodstva odločajo za digitalizacijo tistih procesov, kjer pričakujejo največ poslovnih učinkov. Zato ni univerzalnega recepta, kje začeti dokumentni sistem.
Nekatera podjetja se najprej lotijo projektne dokumentacije, druga računov, tretja proizvodne dokumentacije. Ne glede na izhodišče pa je vsem skupno, da dokumentni sistem uvajajo postopoma, pri čemer si želijo, da lahko z enim sistemom obvladujejo čim več delovnih postopkov.
Digitalizirali in avtomatizirali obdelavo partnerskih računov
V Grawe zavarovalnici so o uvedbi dokumentnega sistema v finančnem računovodstvu razmišljali že dlje časa, pohiteli pa so zaradi povečanja obsega oddaljenega dela. »Korona nas je spodbudila. Delali smo razdeljeno, nekaj ljudi v pisarni, nekaj od doma in odobravanje računov je bilo težavno. Kolegica, ki skrbi za račune, je ogromno časa porabila za to, da je zbrala vse potrebne odobritve in podpise računov. Po drugi strani smo si želeli izboljšati in posodobiti sam proces in narediti korak v smeri elektronskega arhiva računov in povezanih dokumentov,« je povedala Katja Leskovšek, vodja oddelka računovodstva in financ v Grawe zavarovalnici.
Z uvedbo modula e-Računi dokumentnega sistema Genis e-GenDoc so predvsem poenostavili in avtomatizirali vzdrževanje podpisnega reda, med občutnimi koristmi pa je še uporaba elektronskih računov. »Veliko dobaviteljev nam že pošilja e-račune. Število papirnih računov, ki jih je treba skenirati, se hitro manjša,« je dejala Leskovškova in poudarila, da je uvedba takšne informacijske rešitve vedno priložnost tudi za druge izboljšave.
V Grawe zavarovalnici celotno dokumentacijo, povezano s prejetimi računi, zajemajo in hranijo v modulu e-Pisarna. Obvladovanje dokumentacije so nadgradili še z uvedbo spletne storitve za izdajo elektronskih računov Genis i-Računi, s katero so opremili okrog 300 partnerjev v prodajni mreži. S tem so si po eni strani zagotovili, da od svojih zavarovalniških agentov in agencij dobivajo samo še e-račune, po drugi strani pa so deloma avtomatizirali proces.
Kot pravi Leskovškova, dokumentni sistem v postopku potrjevanja računa samodejno preverja zneske provizij, ki jih preračunajo na podlagi prodajne realizacije v obračunskem sistemu. Za vsak prejet partnerski račun modul e-Računi preveri, ali se znesek na računu ujema in ga nato avtomatsko odobri. S tem so prihranili veliko časa, saj so odpravili dvojno knjiženje, pri čemer dokumentni sistem poleg samodejne odobritve izvede še kontiranje in pripravi knjižbe v poslovni informacijski sistem SAP.
Prejeta pošta hitro do končnih uporabnikov
V Komunali Sežana so z Mikrocopovim dokumentnim sistemom InDoc EDGE digitalizirali obvladovanje vhodne pošte. Posebnost podjetja je, da izvaja različne dejavnosti, od ravnanja odpadkov do pogrebne dejavnosti in upravljanja nepremičnin. Zaposleni delujejo na različnih lokacijah in velikokrat na terenu, kar je oteževalo dostavo vhodne papirne pošte.
»Kar je dokumentov v fizični obliki, skeniramo in vložimo v ta sistem. Odgovorne osebe dostopajo do teh dokumentov glede na pooblastila, pri čemer lahko dokumente v nadaljevanju izpišejo, delijo naprej ali shranijo v svoje osebne mape,« je povedala Bernarda Bole, vodja splošne kadrovske službe v Komunali Sežana.
Vso prejeto pošto v papirni obliki torej digitalizirajo, opremijo z vsemi potrebnimi podatki in dostavijo uporabnikom. Z dokumentnim sistemom so uredili klasifikacijski in signirni načrt, kar pomeni, da vsak prejet dokument vodijo kot zadevo, pri čemer spremljajo zaključevanje nalog ter rok hrambe dokumentov. Digitalni dokumenti so shranjeni v certificirani varni hrambi, kar pomeni, da Komunali Sežana ni več treba shranjevati papirnih originalov, ampak samo še digitalne kopije. Poleg spremljanja izvedbe nalog so v komunali pridobili hitrejšo dostavo dokumentov končnim uporabnikom ter znižali tveganja pri vodenju dokumentov z občutljivimi osebnimi podatki.
Z zanesljivimi koraki do celovitega dokumentnega sistema
V proizvodnem in trgovskem podjetju KOTO so se uvedbe dokumentnega sistema BusinessConnect (uvajala ga je Avtenta) lotili postopoma. Kot je povedala Janja Anžič, vodja financ, računovodstva in informatike, so začeli odobravati prejete račune in nadaljevali vodenje prejete pošte ter proces pregledovanja in podpisovanja pogodb. »Dokumentni sistem smo uporabljali že dlje časa za vodenje prejetih računov, vendar je novi sistem precej bolj pregleden, ponuja veliko zmožnosti in omogoča nadgrajevanje korak za korakom.«
Kot je poudarila Anžičeva, dokumentni sistem vpliva na delo širokega kroga ljudi. »Prav je, da ko nekaj uvajaš, tudi pregledaš, ali lahko kaj drugače organiziraš. Če hočeš zadevo obvladati, si ne moreš privoščiti presenečenj.« Dotaknila se je tudi procesa uvedbe in opozorila, da morajo pri uvedbi sodelovati tisti, ki rešitev vsakodnevno uporabljajo. Pri tem lahko pride do težav, saj podjetja ponavadi nimajo na voljo ekipe, ki bi se lahko ukvarjala samo z uvajanjem dokumentnega sistema. »Če uvajaš celoten sistem z isto ekipo, se ti širi obzorje in lahko optimiziraš veliko stvari,« je razložila Anžičeva.
V KOTO načrtujejo, da bodo dokumentni sistem dopolnili z digitalizacijo upravljanja nabavnih zahtevkov za dobavitelje, ki jo bodo uvedli skupaj s sistemom za vodenje proračunov in je eden izmed letošnjih izvedbenih projektov na področju digitalne preobrazbe poslovanja. V sistemu BusinessConnect bodo upravljali tudi organizacijsko in proizvodno dokumentacijo.
»Bolj gradiš sistem, bolj se ti stvari odpirajo. Vidiš, kaj še lahko narediš. V KOTO pri razvoju dokumentnega sistema upoštevamo hitrost, na primer, kaj bi se dalo najhitreje storiti, in učinek, kaj nam bo najbolj pripomoglo,« je še povedala Janja Anžič.