IKT

Kako se podjetja lotevajo uvajanja dokumentnih sistemov

Odločajo se za digitalizacijo tistih procesov, kjer pričakujejo največ poslovnih učinkov. Zato ni univerzalnega recepta, kje začeti uvajati dokumentni sistem.

Podporniki obveščajo

FINANCE
IKT
Digitalna dostopnost bo sredi leta 2025 postala zakonska obveza – kaj to pomeni za podjetja?
IKT
DIGITALNA DOSTOPNOST
IKTRedakcija IKT Digitalna dostopnost bo sredi leta 2025 postala zakonska obveza – kaj to pomeni za podjetja?

Več o tem boste izvedeli na brezplačnem izobraževanju, ki ga organizira Zavod za digitalno dostopnost A11Y.si.

FINANCE
IKT
Kako je videti virtualni pomočnik za podjetniška okolja
IKT
ADD KONFERENCA
IKTPodpornik projekta Kako je videti virtualni pomočnik za podjetniška okolja

To boste lahko izvedeli na letni konferenci podjetja ADD, na kateri bodo govorili tudi o novi regulativi, ki bo krojila nadaljnji razvoj, ter o podatkih in umetni inteligenci.

FINANCE
IKT
Slovenski Kontron lansiral zasebno mobilno omrežje 5G v nemški proizvodnji
IKT
ZASEBNA 5G OMREŽJA
IKTPodpornik projekta Slovenski Kontron lansiral zasebno mobilno omrežje 5G v nemški proizvodnji

Gre za naložbo v robustno omrežno infrastrukturo, ki je pripravljena na prihodnost in podpira trenutne in prihodnje potrebe po brezžični povezljivosti v proizvodnji in skladišču

FINANCE
IKT
Kako bodo s pomočjo umetne inteligence preprečili izumrtje atlantskega lososa na Norveškem
IKT
NAGRADA ZA INOVACIJO
IKTPodpornik projekta Kako bodo s pomočjo umetne inteligence preprečili izumrtje atlantskega lososa na Norveškem

Rešitev je v okviru pobude Tech4Aall razvil Huawei skupaj z lokalnimi partnerji

FINANCE
IKT
Poziv za obnovo pravil enotnega digitalnega trga
IKT
DIGITALNI TRG
IKTPodpornik projekta Poziv za obnovo pravil enotnega digitalnega trga

Digitalno preobrazbo tradicionalnih industrij bi bilo treba voditi z jasnimi pravili za dostop in delitev podatkov

Avtor
avtor
18.03.2022 15:25
Čas branja: 4 min

Delo od doma, ki je v marsikateri organizaciji odneslo uporabo papirnih dokumentov ter ustne komunikacije v pisarnah in na hodnikih, je pospešilo zahteve po digitalizaciji dokumentov in tudi z njimi povezanih delovnih postopkov. Dodatne zahteve narekujeta trg in oskrbna veriga, ki pričakujeta večjo hitrost, učinkovitost in kakovost poslovanja ter prilagajanje trendom pri uporabi poslovnih tehnologij.

Podjetja se sicer o obvladovanju dokumentacije in digitalnih delovnih postopkov odločajo glede na posebnosti dejavnosti in pretekle naložbe v poslovni informacijski sistem. V splošnem velja, da so storitvena podjetja bolj naklonjena uporabi dokumentnih sistemov kot proizvodna. Pri zadnjih je namreč poslovni proces ponavadi že podprt s transakcijskim poslovnim informacijskim sistemom ERP, zato rešitve za delo z dokumenti največkrat še vedno iščejo kar znotraj tega sistema.

Preprosto, dokumenti sodijo v dokumentni sistem

Vendar imajo podjetja z digitalizacijo poslovanja in izzivi, ki jih ta prinaša z vidika organizacije in izvedbe delovnih nalog, tudi vse več izkušenj. Tako spoznavajo, da pri digitalizaciji ni pomembna le uporaba digitalnih dokumentov, ampak tudi kakšna je izvedba delovnih postopkov. Prav zato je vse več primerov prenosov dokumentov iz transakcijskih v dokumentne sisteme, ki so prijaznejši do uporabnikov, omogočajo natančnejše obvladovanje kompetenčnega reda in obvladovanje vsebinskih posebnosti dokumentov, podpirajo upravljanje delovnih postopkov in revizijsko sledljivost ter se lažje prilagajajo spremembam v organizaciji, zakonodaji ter informacijski podpori.

Prioritete določa posel

Na prvi pogled je prehod na dokumentni sistem preprosta odločitev, vendar se na koncu vedno izkaže, da ni tako. Še posebej, ker posega v ustroj organizacije in se dotakne celo njenih konkurenčnih prednosti. Ni malo podjetij, ki zaradi strahu pred spremembami odlašajo z dokumentnim sistemom oziroma ga najprej uvedejo v tiste dele poslovanja, kjer ga zaposleni usvajajo najlažje, oziroma tam, kjer si takšne oblike dela zaposleni želijo. Na drugi strani se vodstva odločajo za digitalizacijo tistih procesov, kjer pričakujejo največ poslovnih učinkov. Zato ni univerzalnega recepta, kje začeti dokumentni sistem.

Nekatera podjetja se najprej lotijo projektne dokumentacije, druga računov, tretja proizvodne dokumentacije. Ne glede na izhodišče pa je vsem skupno, da dokumentni sistem uvajajo postopoma, pri čemer si želijo, da lahko z enim sistemom obvladujejo čim več delovnih postopkov.

Digitalizirali in avtomatizirali obdelavo partnerskih računov

V Grawe zavarovalnici so o uvedbi dokumentnega sistema v finančnem računovodstvu razmišljali že dlje časa, pohiteli pa so zaradi povečanja obsega oddaljenega dela. »Korona nas je spodbudila. Delali smo razdeljeno, nekaj ljudi v pisarni, nekaj od doma in odobravanje računov je bilo težavno. Kolegica, ki skrbi za račune, je ogromno časa porabila za to, da je zbrala vse potrebne odobritve in podpise računov. Po drugi strani smo si želeli izboljšati in posodobiti sam proces in narediti korak v smeri elektronskega arhiva računov in povezanih dokumentov,« je povedala Katja Leskovšek, vodja oddelka računovodstva in financ v Grawe zavarovalnici.

Z uvedbo modula e-Računi dokumentnega sistema Genis e-GenDoc so predvsem poenostavili in avtomatizirali vzdrževanje podpisnega reda, med občutnimi koristmi pa je še uporaba elektronskih računov. »Veliko dobaviteljev nam že pošilja e-račune. Število papirnih računov, ki jih je treba skenirati, se hitro manjša,« je dejala Leskovškova in poudarila, da je uvedba takšne informacijske rešitve vedno priložnost tudi za druge izboljšave.

V Grawe zavarovalnici celotno dokumentacijo, povezano s prejetimi računi, zajemajo in hranijo v modulu e-Pisarna. Obvladovanje dokumentacije so nadgradili še z uvedbo spletne storitve za izdajo elektronskih računov Genis i-Računi, s katero so opremili okrog 300 partnerjev v prodajni mreži. S tem so si po eni strani zagotovili, da od svojih zavarovalniških agentov in agencij dobivajo samo še e-račune, po drugi strani pa so deloma avtomatizirali proces.

Kot pravi Leskovškova, dokumentni sistem v postopku potrjevanja računa samodejno preverja zneske provizij, ki jih preračunajo na podlagi prodajne realizacije v obračunskem sistemu. Za vsak prejet partnerski račun modul e-Računi preveri, ali se znesek na računu ujema in ga nato avtomatsko odobri. S tem so prihranili veliko časa, saj so odpravili dvojno knjiženje, pri čemer dokumentni sistem poleg samodejne odobritve izvede še kontiranje in pripravi knjižbe v poslovni informacijski sistem SAP.

Prejeta pošta hitro do končnih uporabnikov

V Komunali Sežana so z Mikrocopovim dokumentnim sistemom InDoc EDGE digitalizirali obvladovanje vhodne pošte. Posebnost podjetja je, da izvaja različne dejavnosti, od ravnanja odpadkov do pogrebne dejavnosti in upravljanja nepremičnin. Zaposleni delujejo na različnih lokacijah in velikokrat na terenu, kar je oteževalo dostavo vhodne papirne pošte.

»Kar je dokumentov v fizični obliki, skeniramo in vložimo v ta sistem. Odgovorne osebe dostopajo do teh dokumentov glede na pooblastila, pri čemer lahko dokumente v nadaljevanju izpišejo, delijo naprej ali shranijo v svoje osebne mape,« je povedala Bernarda Bole, vodja splošne kadrovske službe v Komunali Sežana.

Vso prejeto pošto v papirni obliki torej digitalizirajo, opremijo z vsemi potrebnimi podatki in dostavijo uporabnikom. Z dokumentnim sistemom so uredili klasifikacijski in signirni načrt, kar pomeni, da vsak prejet dokument vodijo kot zadevo, pri čemer spremljajo zaključevanje nalog ter rok hrambe dokumentov. Digitalni dokumenti so shranjeni v certificirani varni hrambi, kar pomeni, da Komunali Sežana ni več treba shranjevati papirnih originalov, ampak samo še digitalne kopije. Poleg spremljanja izvedbe nalog so v komunali pridobili hitrejšo dostavo dokumentov končnim uporabnikom ter znižali tveganja pri vodenju dokumentov z občutljivimi osebnimi podatki.

Z zanesljivimi koraki do celovitega dokumentnega sistema

V proizvodnem in trgovskem podjetju KOTO so se uvedbe dokumentnega sistema BusinessConnect (uvajala ga je Avtenta) lotili postopoma. Kot je povedala Janja Anžič, vodja financ, računovodstva in informatike, so začeli odobravati prejete račune in nadaljevali vodenje prejete pošte ter proces pregledovanja in podpisovanja pogodb. »Dokumentni sistem smo uporabljali že dlje časa za vodenje prejetih računov, vendar je novi sistem precej bolj pregleden, ponuja veliko zmožnosti in omogoča nadgrajevanje korak za korakom.«

Kot je poudarila Anžičeva, dokumentni sistem vpliva na delo širokega kroga ljudi. »Prav je, da ko nekaj uvajaš, tudi pregledaš, ali lahko kaj drugače organiziraš. Če hočeš zadevo obvladati, si ne moreš privoščiti presenečenj.« Dotaknila se je tudi procesa uvedbe in opozorila, da morajo pri uvedbi sodelovati tisti, ki rešitev vsakodnevno uporabljajo. Pri tem lahko pride do težav, saj podjetja ponavadi nimajo na voljo ekipe, ki bi se lahko ukvarjala samo z uvajanjem dokumentnega sistema. »Če uvajaš celoten sistem z isto ekipo, se ti širi obzorje in lahko optimiziraš veliko stvari,« je razložila Anžičeva.

V KOTO načrtujejo, da bodo dokumentni sistem dopolnili z digitalizacijo upravljanja nabavnih zahtevkov za dobavitelje, ki jo bodo uvedli skupaj s sistemom za vodenje proračunov in je eden izmed letošnjih izvedbenih projektov na področju digitalne preobrazbe poslovanja. V sistemu BusinessConnect bodo upravljali tudi organizacijsko in proizvodno dokumentacijo.

»Bolj gradiš sistem, bolj se ti stvari odpirajo. Vidiš, kaj še lahko narediš. V KOTO pri razvoju dokumentnega sistema upoštevamo hitrost, na primer, kaj bi se dalo najhitreje storiti, in učinek, kaj nam bo najbolj pripomoglo,« je še povedala Janja Anžič.

Napišite svoj komentar

Da boste lahko napisali komentar, se morate prijaviti.
Več o temi
Kliknite + poleg oznake in se prijavite na obveščanje. S klikom na ime posamezne oznake preverite seznam člankov.
OGLAS
FINANCE
Nepremičnine
Nepremičnine Kakšen mora biti kakovosten servis kosilnice

Vključevati mora vse potrebne preglede in popravila kosilnice oziroma vrtnega traktorja ali riderja – opravite ga pri strokovnjaku.

FINANCE
IKT
Kako je dokumentni sistem postal poslovni hit v mednarodni mreži skupine Kansai Helios
PRO
IKT
IKTRedakcija IKT Kako je dokumentni sistem postal poslovni hit v mednarodni mreži skupine Kansai Helios (PRO) 1

Avtenta je za mednarodno proizvodno podjetje razvila funkcionalnost za pregled nad investicijami, ki na globalni ravni omogoča poenotenje investicijskih dokumentov in transparenten pregled za vse družbe

FINANCE
Topjob
Top službe – ETF, Turizem Bled in Alfi iščejo direktorje; službe še pri Mercku, Akrapoviču, Sberbank, ESMA ...
Topjob
TopjobTOP JOB Top službe – ETF, Turizem Bled in Alfi iščejo direktorje; službe še pri Mercku, Akrapoviču, Sberbank, ESMA ...

Pregledali smo ponudbe na trgu dela za strokovni kader in izbrali najboljše

FINANCE
IKT
Uporaba programskih robotov v finančnih institucijah
IKT
IKTRedakcija IKT Uporaba programskih robotov v finančnih institucijah

Programski roboti omogočajo precejšnjo rast produktivnosti, znižanje stroškov in večje zadovoljstvo končnih uporabnikov – vpeljati jih je mogoče zelo hitro

FINANCE
IKT
Kako so procesni sistemi postali strelovod za hekerske napade
OGLAS
IKT
KIBERNETSKA VARNOST
IKTFinance PR Kako so procesni sistemi postali strelovod za hekerske napade (OGLAS)

Varovanje industrijskih okolij še nikoli ni bilo pomembnejše.

FINANCE
PMM
Lažje delo za zaposlene, kakovostnejše storitve za uporabnike – kako to doseči?
Pametna mesta in mobilnost
Pametna mesta in mobilnostSaša Špolar Lažje delo za zaposlene, kakovostnejše storitve za uporabnike – kako to doseči?

Dokumentni sistemi za brezpapirno poslovanje so postali srčika digitalizacije vsake organizacije, lahko so tudi vstopna točka na poti razvoja pametnih mest

FINANCE
Topjob
Top službe – evropska komisija išče direktorja; zaposlujejo še BSH, WIPO, Akrapovič, Telekom, MOL ...
Topjob
TopjobTOP JOB Top službe – evropska komisija išče direktorja; zaposlujejo še BSH, WIPO, Akrapovič, Telekom, MOL ...

Pregledali smo ponudbe na trgu dela za strokovni kader in izbrali najboljše

FINANCE
Kibernetska varnost postaja glavno poslovno tveganje. Zakaj?
PRO
Finance
KIBERNETSKA VARNOST
Finance PRO Kibernetska varnost postaja glavno poslovno tveganje. Zakaj? (PRO)

Hekerski napadi lahko za več dni povsem ustavijo poslovanje podjetij – več o tem si preberite v posebni izdaji Kibernetska varnost.