Planski sistem jim zdaj omogoča, da se v skupini JUB za proces planiranja povsem izognejo delu z Excelovimi datotekami. Planski sistem je bil sicer samo en izmed delov celovite prenove, ki je zajemala tudi podatkovno skladišče in prenovo poročilnega sistema. »Implementacijo smo začeli sredi leta 2019, prvi pravi zagon, torej dejansko izdelavo celovitega plana, pa je JUB izpeljal konec leta 2020. Zdaj smo v fazi vzdrževanja celotnega sistema. Občasno ga dopolnjujemo z manjšimi dodatnimi funkcionalnostmi. Medtem se je tudi sam Bizview precej posodobil, tako da se občasno vpelje kakšna nova funkcionalnost,« pojasnjuje Jan Markun, vodja rešitev za upravljanje uspešnosti podjetja pri ljubljanskem IKT-podjetju Result.
Katarina Filipič, direktorica kontrolinga v skupini JUB, ob tem dodaja, da nova rešitev zaposlenim, ki sodelujejo v procesu planiranja in poročanja in jih je več kot 170, omogoča, da hitreje opravijo svoje delo, imajo boljši nadzor nad samim potekom procesa in tudi večje zaupanje v podatke. »Prej smo v aplikaciji planirali le prodajo, preostale procese pa v Excelu. Zdaj v eni aplikaciji planiramo poslovno leto in delamo napovedi po vseh področjih, pri tem pa se celoten plan avtomatsko preračunava in integrira v finančnega, s čimer smo pospešili celoten proces,« dodaja. Mitja Cesar, podpredsednik uprave za področje financ, računovodstva, IT in kontrolinga v skupini JUB, jo dopolni, da jih med drugim veseli tudi, da lahko z zelo malo ljudmi (trije v kontrolingu in eden v IKT) obvladujejo svoj kompleksen planski sistem in planiranje po ducat področjih poslovanja. »To s prejšnjo rešitvijo ni bilo mogoče in za ta korak smo morali najprej z Resultom vzpostaviti podatkovno skladišče, integrirati in prilagoditi planski sistem Bizview, tako da podpira specifične zahteve našega planskega procesa, ter potem opraviti prehod na sodobno analitično platformo Qlik Sense,« razloži Cesar. Qlik Sense sicer omogoča napredno analitiko v realnem času in vizualizacijo, prijazno do uporabnika.
JUB projekt je bil eden večjih izzivov za Result
Po Markunovem mnenju je tako obsežen proces planiranja v skupini JUB voditi primarno z Exceli pomenil preveliko porabo časa, veliko odvečne administracije in mnogo skrbi pri obvladovanju celotnega procesa. »Predvsem pa je bilo nemogoče sledenje vsem popravkom in malim spremembam, ki zahtevajo vnovično združevanje vrednosti v celovit plan. Glavna prednost sistemov za planiranje je, da se lahko veliko korakov v procesu planiranja poenostavi in avtomatizira ter pri tem izboljša nadzor,« dodaja.
JUB je imel natančne procese planiranja sicer vzpostavljene že pred uvedbo planskega sistema, hkrati pa tudi zelo natančno sliko, kaj so želeli doseči s celovito prenovo. Kljub temu Markun prizna, da se s tako kompleksnim planiranjem, v smislu pokrivanja celotnega poslovnega procesa podjetja, še niso srečali, pa čeprav so v zadnjih letih sodelovali pri implementaciji planske rešitve Bizview tudi v nekaterih velikih podjetjih v ZDA, Združenih arabskih emiratih in Južni Afriki. »Finančne ekipe se navadno osredotočajo samo na finančne plane, v primeru skupine JUB pa se je proces planiranja preselil tudi na operativno raven, na vsa področja poslovanja,« pojasnjuje Markun. Jubova ekipa za kontroling, ki v tem procesu podpira izdelavo končnega finančnega plana, je dejala, da je bil največji izziv planiranje prodaje na ravni artikla, in sicer zaradi izjemno veliko trgov, blagovnih in izdelčnih skupin ter šifer artiklov. Po Markunovih besedah je bil velik izziv tudi avtomatsko zlivanje plana prodaje v plan nabave in proizvodnje ter skupaj s preostalimi procesi v finančni plan. »Pred uvedbo rešitve Bizview so se podatki namreč prenašali med procesi ročno v veliko različnih Excelovih planskih obrazcih,« pravi.
