Ekipa Avtentinih programerjev in svetovalcev je uspešno končala uvedbo dokumentnega sistema BusinessConnect v avstrijskem proizvodnem podjetju Kansai Helios Coatings, specializiranem za premaze v različnih industrijah. To je podjetje v skupini Kansai Helios. Obenem je ekipa razvila vrsto funkcionalnosti, ki omogočajo preglednejše, predvsem pa učinkovitejše poslovanje.
Avtenta je namreč dokumentni sistem BusinessConnect uvedla v družbo Helios, ko je bila ta še v slovenski lasti. Nato je Helios razširil uporabo dokumentnega sistema še na svoja podjetja na Hrvaškem in v Srbiji. Ko so Helios sprva prevzeli avstrijski lastniki, od njih pa nato globalna japonska skupina Kansai Paint, se je potreba po dokumentnem sistemu občutno povečala. Avtenta je tako uspešno vpeljala dokumentni sistem BusinessConnect najprej v njihovo podjetje v Italiji, nato v Avstriji, pred nedavnim pa še v podjetje Rembrandtin Powder Coating v Nemčiji.
Kaj uporabljajo v skupini Kansai Helios
Avtentina ekipa je v omenjene družbe v Italiji, Nemčiji in Avstriji vpeljala module Likvidacija računov, e-račune in delovne naloge za proizvodnjo, kar omogoča hrambo vseh obrazcev v dokumentnem sistemu. V dokumentnem sistemu je tudi prilagojena rešitev za ISO, ki omogoča standardizirane obrazce za pravila in procese, kako potekajo tehnološki postopki v proizvodnji.
Uspešno so izvedli tudi integracijo s sistemom SAP. Hkrati so skupaj z ekipo za sistem SAP v Avtenti razvili novo funkcionalnost v dokumentnem sistemu, in sicer medpodjetno prodajo. Ta rešitev je izjemno koristna in učinkovita za skupine, ki združujejo več podjetij na različnih trgih. Če razložimo na primeru uporabe v skupini Kansai Helios: če njihova hrvaška družba izda račun za blago sestrski družbi, na primer v Srbiji, se račun srbski družbi poknjiži v dokumentnem sistemu kot vhodni račun, sočasno pa kot izhodni račun v hrvaški družbi. S tem je vzpostavljena avtomatizirana prodaja, ni potrebe po medsebojnem pošiljanju, postopek je hitrejši in zanesljivejši, obenem pa povezan s sistemom SAP.
Popoln pregled nad naložbami
Ker japonsko podjetje Kansai Paint posluje globalno, so lastniki potrebovali transparenten pregled nad naložbami po posameznih državah in podjetjih. Skupaj z Avtento so razvili funkcionalnost za investicije, ki omogoča enoten globalni pregled naložb v njihovih družbah.
Tako se namreč v BusinessConnect stekajo vsi investicijski obrazci, ki so enaki za vse družbe, zbrani so na enem mestu, obenem pa omogočajo transparenten pregled nad investicijsko porabo finančnih sredstev.
»V naši skupini širimo dokumentni sistem BusinessConnect še na druga področja in v preostala podjetja v skupini Kansai Helios. Naša izkušnja je, da je upravljanje dokumentov v BusinessConnectu veliko hitrejše, učinkovitejše, predvsem pa transparentnejše. Tudi zaradi Avtentine ekipe, s katero sodelujemo pri implementacijah, smo odločeni, da bomo tudi v prihodnje širili BusinessConnect na nova področja in nove trge,« pravi Tonči Cerar, direktorica za informatiko v skupini Kansai Helios.
Kulturne razlike, ki pripeljejo do novih rešitev
»Kot ekipa smo z uspešno izvedbo in vpeljavo dokumentnega sistema v tuja podjetja dobili predvsem nova znanja, kako poslovati s poslovnimi partnerji v posamezni kulturi,« pravi svetovalka pri Avtenti za dokumentni sistem Anita Novak, ki je vodila vpeljavo dokumentnega sistema v tuje družbe.
»Zame osebno je bilo najbolj zanimivo opazovati, kakšne razlike so v poslovanju med državami in kako različni so načini poslovnega razmišljanja. V italijanskem podjetju je pri uvajanju prevladoval fleksibilen pristop. Stvari so se med samo vpeljavo večkrat spremenile in rešitve smo iskali sproti. Pri uvedbi v avstrijsko in nemško podjetje pa med samim postopkom ni bilo večjih presenečenj. Vse potrebe, smernice in želje so bile že vnaprej natančno začrtane in smo se jih morali držati ves čas uvedbe. Tako ni bilo nobenih večjih presenečenj.«
Avtentina skrbnica za skupino Kansai Helios Saša Špolar pa prav zaradi teh mednarodnih izkušenj, ki jih je pridobila Avtentina ekipa in IT-ekipa Kansai Helios, ocenjuje, da bo vpeljava v preostale družbe potekala še hitreje in lažje.
»Ker Kansai Helios uporablja dokumentni sistem BusinessConnect že v toliko podjetjih v tujini, bo nadaljnja uvedba precej lažja.«
