Na upravni enoti zaradi večjih zaostankov več pritožb, vsaka pa vzame čas za reševanje

V letu 2021 so na ljubljanski upravni enoti, ki sicer pokriva kar petino Slovenije, zabeležili precejšnje povečanje števila vlog za delovna dovoljenja, za dovoljenja za prebivanje in tudi državljanstvo. "V lanskem letu je gospodarstvo naredilo precej velik investicijski ciklus, zaradi tega je bila tudi velika potreba po delavcih. Ker na slovenskem tržišču delovne sile za določene poklice ni, želijo delodajalci sem pripeljati tujce, da bi delali denimo na gradbiščih, to pa pomeni povečano število vlog za delovna dovoljenja," je pojasnil načelnik UE Ljubljana Bojan Babič.

Na oddelku za tujce odpoved dalo sedem zaposlenih

Zato se je izjemno povečal pritisk na zaposlene na upravni enoti, kjer poleg omenjenih vodijo še številne druge postopke, od sprememb prebivališča do zamenjave osebnih izkaznic. "Nekateri tega pritiska niso zdržali in so začeli iskati druge zaposlitve. Samo lani je z oddelka za tujce, kjer je bilo 25 zaposlenih, odpoved dalo sedem zaposlenih. To je pomenilo, da je bilo treba njihovo delo prerazporediti na ostale delavce, ki so že tako preobremenjeni. Zdaj pa so morali opravljati še dodatno delo, kar pomeni, da so se s tem zaostanki še povečali," načelnik opisuje kadrovske težave, s katerimi so se soočili.

Lotili so se tudi prostorske prenove na Tobačni, ministrstvo za javno upravo jim je za odpravo zaostankov pomoč ponudilo tudi na način, da so jim že povečali kadrovski načrt - za dve dodatni redni zaposlitvi in za dve zaposlitvi za določen čas. Toda vsak novozaposleni potrebuje približno šest mesecev, da se usposobi in lahko vloge rešuje samostojno, opozarja sogovornik. "Zato so se zaostanki na tem področju lansko leto močno povečali," priznava. To pa je vodilo v negativno spiralo – zaradi večjih zaostankov je sledilo več pritožb, vsaka pa vzame svoj čas za reševanje. 

Na leto se pri njih po Babičevih besedah zglasi več tisoč tujcev, največji pritisk pa je s strani tujih študentov, ki pa so po zakonu prioritetna kategorija in jih je treba obravnavati čim hitreje. Letos se je s spremembo zakonodaje začelo ugotavljati tudi njihovo premoženjsko stanje, kar je zadeve močno otežilo. 

V najbolj obremenjenih dneh skupno dobijo tudi do 2500 klicev na dan, saj skušajo stranke pridobiti informacije, kaj se dogaja z njihovo vlogo ali pa se naročiti na termin. Vseh klicev zato ne morejo sprejeti, glede na podatke se oglasijo na približno 75 odstotkov klicev.

'Osnovni problem pri tujcih je, da vloge niso popolne'

"Velik problem imamo na področju tujcev, saj ljudje ne povedo točno, zakaj kličejo. Za zamenjavo dokumenta na primer rečejo, da gre za prvo prijavo. In glede na to, da imamo mi za to dve ločeni čakalnici, je to zelo velika težava. Pri oddaji vloge je čakalna doba trenutno denimo mesec dni, za menjavo dokumentov pa se pride na vrsto v dveh do treh dneh. Vendar stranke ne vedo natančno, zato en telefonski klic lahko traja tudi pet ali šest minut. Pri tujcih prav tako velja, da bi bile zadeve hitrejše in lažje obravnavane, če bi bile oddane vloge popolne. Tudi njihovi pooblaščenci, ki za svoje stranke sicer zelo pritiskajo na nas, ne poskrbijo, da bi bile te vloge popolne," je opozoril vodja oddelka za upravno poslovanje Ernest Mencigar. Kar pri tako velikem številu oddanih vlog, 20.000 jih je bilo v lanskem letu, povzroči težave in zamude, saj je treba nato oddajati dopolnitve. "Imamo kup zadev, ko pride dopolnitev vloge, ta spet čaka, da pride na vrsto," pojasnjuje.  

Upravni postopki so bili za nekaj časa prekinjeni tudi zaradi ukrepov ob izbruhu epidemije novega koronavirusa in v nekaterih primerih tujci na delovno dovoljenje čakajo tudi že več kot leto, je slišati očitke na račun upravne enote. Da je krivda tudi na njihovi strani, priznava sam Babič, ki pa opozarja, da ima vsaka zgodba več plati. Pri obravnavanju pritožb so ugotovili, da konkretne osebe ali njihovi pooblaščenci niso dostavljali zahtevanih dokumentov, nekajkrat je bila stranka celo pozvana, da pride, pa se ni odzvala. "Pooblaščenci vršijo velik pritisk. Nekdo se potem 20 minut ukvarja z nekim pooblaščencem, namesto da bi opravljal svoje delo. In za vsako pritožbo, za katero nam inšpektorat pošlje zahtevo po pojasnilu, za katerega izgubimo vsaj uro ali dve, in toliko časa manj imamo potem za reševanje zadev," opozarja Mencigar. 

Kot zagotavljata sogovornika, je sicer pri 20.000 vlogah 80 odstotkov zadev rešenih v normalnih časovnih okvirjih, so pa težave pri posameznih primerih: "Osnovni problem pri tujcih je, da vloge niso popolne. Kar je z vidika nekih pooblaščencev, ki se ukvarjajo s to storitvijo, malce nelogično, da ne vedo točno, kaj se priloži vlogi. Ko prilagajo stvari, pa je je treba pri vsakem dopisu napisati tudi, za katero zadevo gre. Mi imamo nekaj tisoč dokumentov in če nam nekdo pošlje samo plačilne liste, mi ne vemo, kam to evidentirati. S posameznimi dopolnitvami se tako ukvarjamo tudi po tri dni."

Kmalu prehod na nov sistem, ki naj bi razbremenil svetovalce

Tudi na splošno ugotavljajo, da ima vsak zaposleni danes štirikrat več nalog kot v leta 1995, ko je bila upravna enota formirana. Zaradi poteka veljavnosti osebnih dokumentov velikemu delu prebivalcev pa pričakujejo, da bosta prihodnji dve leti še bolj kritični. Posebej obremenjena bo prav ljubljanska upravna enota, saj ta pokriva približno petino Slovenije glede na število prebivalcev, ki tja gravitirajo, storitev pa tam opravijo tudi številni, ki se v Ljubljano vozijo v službo, saj gre za edino upravno enoto, ki vsak dan dela tudi v popoldanskem času.

Veljavnost bo samo letos potekla 48.00 osebnim izkaznicam, 18.000 potnim listov in 39.000 vozniškim dovoljenjem, ob upoštevanju delovnih migrantov pa ocenjujejo, da bodo morali skupno zamenjati približno 180.000 dokumentov. V kratkem bodo sicer prešli na nov sistem, v okviru katerega bodo uvedli centralo in dežurne telefone, kamor bodo stranke lahko poklicale in dobile osnovno informacijo.

S tem želijo razbremeniti posamezne svetovalce, že tako obremenjene zaradi velikega števila različnih vlog, ki torej trenutno kar velik del časa namenjajo odgovarjanju na telefonske klice strank ter njihovih pooblaščencev, ki poizvedujejo, kaj se dogaja z njihovo vlogo in zakaj ta še ni rešena. Podrobnosti naj bi na ministrstvu za javno upravo pojasnili še ta teden.