V Logatcu, občini s 15 tisoč prebivalci, uvajajo platformo Pametno mesto, za katere delovanje je ključen dokumentni sistem GovernmentConnect, ki ga je implementirala Avtenta. Medtem ko so prej letno naročili in porabili vsaj tri palete papirja ali skupno 600 zavojev papirja, se je zdaj količina porabljenega papirja več kot prepolovila.
Na Občini Logatec so sicer dokumentni sistem, ki ga je takrat vzpostavila državna uprava, začeli uporabljati že leta 2006. A je imel dve veliki pomanjkljivosti: ni se nadgrajeval in ni predvideval brezpapirnega poslovanja. Zato so pred dvema letoma začeli z uvajanjem dokumentnega sistema GovernmentConnect, ki je postavljen na infrastrukturi Telekoma Slovenije. »Pri dokumentnem sistemu smo iskali pet lastnosti: uporabnost, možnost za brezpapirno poslovanje, urejene procese za poslovanje, ki so skladni s predpisi oziroma z uredbo o upravnem poslovanju, in prijaznost do uporabnikov. Poleg tega smo še zahtevali, da se uporablja čim manj različnih rešitev,« pojasni prve korake na poti digitalizacije v Logatcu nekdanji direktor občinske uprave Andrej Vrhunc.
Dodaja, da so veliko energije namenili preučevanju možnosti, kako optimizirati procese v njihovem poslovanju. »Za nas je bilo ključno, da nimamo polovičnih rešitev.« Primer je na primer registracija delovnega časa, ki je v starem sistemu od zaposlenih zahteval dvojno vpisovanje odsotnosti, kar je seveda zamudno, nepregledno in povzroča slabo voljo med zaposlenimi.
Izkušnje z integracijami
Na občini Logatec imajo v dokumentnem sistemu GovernmentConnect štiri module: Vložišče, Projektne mape, Pogodbe in Kadrovski modul s personalnimi mapami in dopusti. Leban poudari, kako so na primer posamezni Občinski projekti hitreje in učinkoviteje vodeni z uporabo modula Projekti, kar ima pozitivne posledice za občane.
Trenutno poteka integracija kadrovskega modula z aplikacijo za merjenje delovnega časa, kar bo zaposlenim prineslo vse potrebne informacije na enem mestu. Ker vedno več dela poteka na daljavo oziroma na terenu, za zaposlene uvajajo tudi možnost mobilnega digitalnega podpisovanja dokumentov.
Največji prihranek časa in olajšanje dela pa je po Vrhunčevih besedah zaposlenim prinesla integracija GovernmentConnecta s Prostorskim informacijskim sistemom občin (Piso). Celoten postopek se sedaj izpelje z enim vpisovanjem podatkov v dokumentni sistem, medtem ko je bilo treba prej ročno vpisovati podatke v dokumentni sistem, potem še enkrat prav tako ročno v Piso ter nato prenašati in uvažati podatke nazaj v dokumentni sistem. Sedaj vloga za pridobitev lokacijske informacije pride že ob vložitvi neposredno do zaposlenega, ki zadevo rešuje, kar občutno zmanjša čas, potreben za rešitev postopka.
Kako pa so uvajanje dokumentnega sistema GovernmentConnect sprejeli zaposleni? Vrhunc, ki je sam prevzel vlogo superuporabnika, torej ključnega administratorja za pomoč in reševanje težav, pravi, da je bil pozitivno presenečen. »Zaposleni so bili pozitivno naravnani. Zdi se mi, da sta k temu pripomogla zlasti dva dejavnika. Prvi je, da smo res imeli vzpostavljeno vlogo superuporabnika. Delovanje dokumentnega sistema sem razumel in sem lahko sodelavcem pomagal pri reševanju težav. Druga pohvala pa gre ekipi Avtentinih svetovalcev, ki so pripravili res jasne predstavitve sistema, kar je zelo pomagalo in olajšalo uvajanje.«
»Vodstvo občine Logatec je prepoznalo dokumentni sistem kot pravo usmeritev k digitalizaciji in modernizaciji poslovnih procesov. S pohitritvijo procesov so dosegli lažje in učinkovitejše delo za vse zaposlene, obenem pa skrajšali čakalne roke za občane,« pravi Saša Špolar, ki je na Avtenti skrbela za celoten projekt implementacije dokumentnega sistema. Ekipa Avtente je bila po njenih besedah pri uvajanju različnih modulov dokumentnega sistema resnično hvaležna vodstvu, kako zavzeto so pristopili k digitalizaciji postopkov. »Občina Logatec je s svojo vizijo in strategijo res pravi primer dobre prakse, kako izkoristiti digitalizacijo za lažje in boljše življenje uporabnikov in zaposlenih.«
Kakšne koristi imajo občani
Optimizacija delovnega procesa je izjemno skrajšala čas, ki je potreben za podpisovanje dokumentacije. »Za pregledovanje pogodb na vseh nivojih potrjevanja smo prej z uporabo odredb v papirni obliki potrebovali tudi do dva tedna, da so bili vsi dokumenti pregledani in podpisani. Zdaj je čas, potreben za pregled in podpis dokumentov v povprečju dva dni, včasih celo isti dan. Sam postopek potrjevanja in podpisovanja pogodb je izjemno optimiziran,« poudarja vodja oddelka za splošne zadeve Rudolf Leban.
Ko bo zaključena integracija dokumentnega sistema s platformo Pametno mesto, bo za pridobitev lokacijske informacije potreben le en klik. Občan bo potreboval le podatek o številki parcele in katastrski občini. Proces pridobivanja podatkov o pogojih gradnje na želeni parceli bo namreč poslan prek platforme Pametno mesto v dokumentni sistem, ki bo povezan s podatki v sistemu Piso in lokacijska informacija nazaj v platformo Pametno mesto. Celoten proces pridobivanja podatkov za lokacijsko informacije naj ne bi vzel več kot deset minut. Hkrati bo lahko občan Logatca kot prvi v državi plačilo takse brez provizij izvedel neposredno v aplikaciji.
Namen integracije dokumentnega sistema in platforme Pametno mesto bo občanu omogočil, da bo izpolnjeval obrazce prek aplikacije Pametno mesto. V ozadju pa bo deloval dokumentni sistem GovernementConnect, prek katerega bodo uslužbenci občinske uprave vodili postopke in zbirali želene podatke. Zato je skladno z uredbo o upravnem poslovanju treba vse zaledne sisteme povezati med seboj v celovit ekosistem občinske uprave.
»Leta 2025 bo občan občine Logatec med prvimi v Sloveniji vse storitve občinske uprave opravil od doma prek naših vmesnikov. Da bi fizično prišel na občino podpisat dokumente, res ne bo več potrebe,« napoveduje Leban. Ne glede na navedeno, pa se na Občini zavedajo, da si določeni občani še naprej želijo svoje vloge oddajati na tak način, kot do sedaj, kar jim bo vsekakor še naprej omogočeno.
Kaj še lahko pričakujejo občani v Logatcu
Rudolf Leban napoveduje naslednje novosti, ki jih bodo občani imeli v sklopu aplikacije Pametno mesto: Še letos bodo začeli z elektronskim sistemom dražb, ki bo omogočal ponudbe v realnem času in popolno transparentnost. Nevarnosti za potencialno dogovarjanje med ponudniki praktično ne bo več. Modernizacija in digitalizacija pametnega mesta vključuje senzoriko in rešitve interneta stvari. Želja je, da se optimizira komunikacijo z občani in da se vzpostavi neposredno komuniciranje prek platforme pametnega mesta, ne samo prek socialnih omrežij, elektronske pošte in pošte v fizični obliki. Cilj je, da bi občani lahko neposredno komunicirali z uslužbenci občinske uprave, kar bi Občino približalo občanom.
Sistem za senzoriko že pomaga spremljati zasedenost invalidskih parkirišč in električnih polnilnic. Občani vidijo, katera parkirišča so trenutno zasedena, to je za invalide koristen podatek, preden se odpravijo od doma. Senzorika omogoča tudi spremljanje kakovosti zraka v občini.
V prihodnosti bo senzorika nameščena na vseh območjih, kjer je nevarnost dviga vode in poplavljanja. Ko se bo voda nevarno dvignila, bodo obveščeni tako občani kot občinska uprava in tudi center za regijsko obveščanje. Vendar ni potrebe, da bi z alarmom vznemirjali vse občane, aplikacija Pametnega mesta omogoča usmerjeno obveščanje občanov zgolj na ogroženih območjih.
V sodelovanju s Komunalnim podjetjem Logatec bodo uvedli merilne naprave za odčitavanje porabe vode. Namesto da bodo uslužbenci hodili po terenu in popisovali porabo, bodo naprave podatke sporočale samodejno. V naslednji fazi je predvidena tudi možnost plačevanja porabe prek platforme.
Ideje, kam bo šla digitalizacija
»Razmišljamo o sistemu nagrajevanja za občane. Spogledujemo se z idejo, da bi postavili merilne naprave za spremljanje hitrosti. Kdor bo upošteval omejitve hitrosti, bo nagrajen. Nikakor ni naš namen kaznovati ali spremljati prekrškarje, to ne bo radar, naša ideja je uvesti pozitivne spodbude,« razloži idejo Leban. Kdor bo želel vstopiti v sistemu nagrajevanja, bo v aplikaciji vnesel registrsko številko svojega vozila in s tem dal tudi dovoljenje za spremljanje. Vsi ostali, ki ne bodo dali soglasja, ne bodo upoštevani v analitiki, vsakdo se bo lahko kadarkoli odjavil od storitve z enim klikom. Leban še pojasni, da so prenosi podatkov v takem sistemu zelo poceni, baterije na IoT napravah dolgo zdržijo, saj je poraba zelo majhna. Novost bodo v Logatcu testirali najverjetneje čez leto ali dve.
»Naše poslanstvo je, da občani hitro dobijo želene dokumente«
»V Logatcu smo kot napredna občina šli pravočasno v digitalizacijo z dokumentnim sistemom,« je prepričan župan Berto Menard. »Ne le, da smo že pred epidemijo načrtovali delo od doma, kar se nam je kasneje močno obrestovalo, saj smo bili dobro pripravljeni na delo od doma in smo nemoteno poslovali. Našim občanom med prvimi v Sloveniji omogočamo resnično hitro in brezpapirno pridobivanje želenih dokumentov, in sicer v okviru platforme Pametnega mesta in dokumentnega sistema. Služita nam kot horizontalna pladnja, na katera bomo postopoma postavljali še dodatne vertikalne module s posameznimi storitvami za naše občane.«
