Že res, da tudi delne digitalizacije posameznih področij – na primer prehod na uporabo e-računov – prinašajo rezultate, a tisti pravi preskok se zgodi šele, ko se sestavijo v učinkovito celoto. Vsaka organizacija ima sebi lastno sestavo in dinamiko, digitalizacija poslovanja pa se navadno dotika vseh zaposlenih.
Za mnoge je digitalizacija slovo od papirja. A za marsikatero podjetje je popolnoma brezpapirno poslovanje danes še vedno iluzija, spet za druge uresničljivo zelo hitro, skoraj na klik. Zaposleni jo dojemajo zelo različno. Isti dokument v podjetju lahko upravlja veliko ljudi, vendar ima ta za vsakega drug pomen – eden ga pripravi, drugi uredi, tretji podpiše, četrti pregleda in pošlje... Poleg tega je zelo pomembna tudi pot – kam in do koga dokument potuje. Delo z dokumenti v elektronski obliki je preprosto, hitrejše, bolj organizirano in stroškovno ugodno.
Nasvet strokovnjakov je zato jasen: papirnih dokumentov se velja »znebiti« že ob vstopu v podjetje in poslovne procese. Oziroma jih pretvoriti v elektronsko obliko s skenerji in tehnologijo za prepoznavanje vsebine
Korak za korakom
Raziskava, ki jo je med 130 slovenskimi podjetji opravilo podjetje Mikrografija, je razkrila, da kar dve tretjini podjetij želita v prihodnje preiti na brezpapirno poslovanje. Ta prehod bodo opravila bodisi hipno bodisi fazno, v manjših korakih. Večina podjetij se bo (oziroma se je že) najprej soočila z uvedbo procesa brezpapirnega potrjevanja prejetih računov. Med aktualnimi digitalizacijami procesov so še uvedba elektronskih map zaposlenih, ki jih upravlja kadrovska služba, ter uvedba dokumentnega sistema.
Uporabniki, ki že vsaj z nekaterimi dokumenti ravnajo le v e-obliki, so poudarili, da je uvedba močno izboljšala sam potek dela in vplivala tudi na izboljšanje celostne podobe organizacije na zunaj in navznoter.
Prioriteta številka ena: učinkovit tok dokumentov
Najprej se je treba odločiti za digitalizacijo tistega procesa, ki vključuje največ papirnih dokumentov – gre za tako imenovan papirno intenziven proces. Ti procesi bodo kratkoročno prinesli največje učinke in sprostili največ časa zaposlenim za opravljanje drugih nalog. Med najpomembnejšimi pridobitvami za uporabnika je zagotovo hiter dostop do želenih dokumentov in informacij, velikokrat je to celo pomembnejše od ustvarjanja revizijske sledi med uporabo sistema.
Raziskave organizacije AIIM kažejo, da zaposleni v povprečju kar 40 odstotkov delovnega časa iščejo podatke, ki jih lahko uporabijo kot pomembno informacijo pri odločitvah. Pri digitalizaciji procesov se je mogoče lotiti urejanja tudi (najbolj) nestrukturiranih dokumentov, to so informacije iz e-pošte, spletnih strani, družbenih omrežij in podobnih virov, ki vsebujejo informacije, do katerih je tudi treba dostopati hitro in učinkovito ter jih hraniti skladno z roki hrambe.
Pri tem jim lahko pomagajo sodobne aplikacije in sistemi. Lokacijska neodvisnost in uporaba (dokumentnih) rešitev na različnih napravah je neprecenljiva pridobitev digitalizacije poslovanja za vsako podjetje in toliko bolj zaželena v organizacijah z veliko dislociranimi enotami.
Tudi arhiv je lahko elektronski
Oportunitetni strošek podatkov, natisnjenih na papirni dokument in hranjenih v arhivih v kleteh, je velik in ob tehnologijah, ki so na voljo, neupravičen. Elektronski dokumenti sodijo v elektronski arhiv, ki je lahko na lokaciji podjetja ali v oblaku, vsekakor pa podjetjem priporočamo uporabo varne, zakonsko skladne in certificirane rešitve za e-hrambo dokumentov.
