Podjetja, ki so bila pri svojem delu močno odvisna od papirnatih procesov in postopkov ročnih plačil, so se znašla v škripcih, ko so začeli veljati omejitveni koronaukrepi. Vzemimo za primer opravljanje nekaterih obveznosti (kot sta rezanje in podpisovanje čekov) in terjatev (zbiranje, razvrščanje in beleženje ročnih plačil čekov), ko je osebje moralo delati od doma.
Nekateri finančni direktorji in nadzorniki so šli tako daleč, da so spakirali svojo opremo za tiskanje čekov in jo preselili v garaže zaposlenih. Ni trajalo dolgo, da so številni vodje podjetij ugotovili, da papirno intenzivni procesi niso več trajnostni. V tej digitalni dobi je morala obstajati boljša pot.
Rezultati nedavne raziskave Nacionalnega centra za srednji trg potrjujejo, da je »pandemija povečala verjetnost, da bodo številna podjetja vlagala v digitalne rešitve«. Pri tem naj bi 46 odstotkov od tisoč anketiranih podjetij (z letnimi prihodki od prodaje med desetimi milijoni in milijardo dolarjev) načrtovalo naložbe v digitalizacijo poslovanja v bližnji prihodnosti s poudarkom na prehodu na poslovne procese v oblaku in na brezpapirno uporabo.
Podjetja so rešitev našla v virtualnih karticah
Najpomembnejša digitalna rešitev, h kateri se obračajo številna podjetja – tako velika kot mala –, so virtualne kartice. Te uporabljajo edinstveno ustvarjeno številko kartice, datum poteka in varnostno kodo kot približek tradicionalni plastični kartici ali papirnatemu čeku. Ta postopek daje podjetju in njegovim imetnikom računov dodatno raven varnosti, hkrati pa lajša nekatere težave pri tradicionalnih plačilnih postopkih, ki temeljijo na gotovini ali čekih.
Razvoj digitalnih tehnologij in povpraševanje po rešitvah, ki omogočajo učinkovitost in udobje med izvajanjem poslovnih procesov, sta spodbudila rast uporabe virtualnih kartic za transakcije v višini skoraj 200 milijard dolarjev v Severni Ameriki pred epidemijo covida-19. Pričakuje se, da se bo ta rast nadaljevala, po ocenah pa bo trg virtualnih kartic dosegel 500 bilijonov dolarjev do leta 2025.
Uporaba čekov je močno upadala že pred pandemijo, medtem ko so se virtualne komercialne kartice vse bolj uveljavljale. V minulem letu je eno od treh podjetij zmanjšalo uporabo čekov v korist elektronskih plačil, kar je utrlo pot virtualnim karticam, ki se bodo uporabljale v številnih primerih, od plačila računov dobaviteljev do takojšnjega ustvarjanja kartice za enkratno uporabo. Z nedavnim tehnološkim napredkom je lažje in varneje uporabljati mobilni telefon za spletno in brezstično nakupovanje z rešitvami virtualnih kartic.
Virtualne kartice odpravljajo težave in stroške obdelave papirja in upravljanja fizičnih kartic. Zaradi več razlogov postajajo priljubljene v različnih segmentih:
Učinkovitost
Ročni procesi, kot so vnašanje podrobnosti o nakazilih v sistem ERP, obravnavanje plačil na podlagi čekov in z njimi povezanih podatkov ter usklajevanje računov, zahtevajo čas in denar. Virtualne kartice lahko pomagajo avtomatizirati delovno intenzivne procese, podpirajo potrjevanje plačil v realnem času in podjetjem pomagajo spremljati in digitalno upravljati stroške. Prav tako lahko zmanjšajo potrebo po posameznih fizičnih karticah za zaposlene, ki se lahko izgubijo ali zlorabijo. Ko se uporabljajo namesto osebnih kartic, lahko komercialne virtualne kartice zaposlenim prihranijo nevšečnosti pri uporabi osebnih finančnih sredstev za poslovne stroške, podjetju pa prihranijo nevšečnosti pri sledenju in upravljanju povračil zaposlenih.
Varnost
Po podatkih NACHA, upravnega organa državne platforme Automated Clearing House (ACH), so čeki najpogosteje zlorabljeno plačilno sredstvo za goljufije pri plačilih B2B. Medtem pa se virtualne kartice izdajo z edinstveno 16-mestno številko kartice, ki poteče, ko je plačilo zaključeno ali ko je dosežen dodeljeni časovni okvir, kar zmanjšuje tveganje morebitnih goljufij in zlorab. Generirajo se tudi z zelo specifičnimi parametri, kot so čas uporabe, točen znesek plačila in vrsta trgovca. Te kontrole na ravni računa in transakcije se morajo ujemati, preden je avtorizacija odobrena, zaradi česar sta varnost in nadzor velika prednost za virtualne kartice v primerjavi z drugimi oblikami plačila, zlasti čeki.
Priročnost
Virtualne kartice lahko brezhibno delujejo z mobilnimi denarnicami, brezstičnimi plačili in spletnim trgovanjem ter tako podpirajo B2B-plačila podjetja. Številni ponudniki finančne tehnologije denimo uporabljajo te zmogljivosti za razvoj »potisne oskrbe« poverilnic za plačila podjetja v mobilnih aplikacijah in denarnicah. To je zelo poenostavilo postopek plačila na številne načine, ki jih bo moral zaposleni plačati. Virtualne kartice podpirajo potrebe kandidata za zaposlitev, da plača pot za pogovor za službo, izvajalcev, da obnovijo zaloge na gradbišču, ali zaposlenih, da pokrijejo druge poslovne stroške.
Ker so virtualne kartice nefizična plastična različica komercialne kartice, so podjetja hitro spoznala glavne poslovne in operativne prednosti upravljanja denarnega toka, zaščite odgovornosti in podrobnih podatkov za sledenje, poročanje in usklajevanje.
Virtualne kartice za vsa podjetja
Virtualne kartice niso več domena le velikih multinacionalnih korporacij. Finančnotehnološka podjetja izpolnjujejo povečano povpraševanje po digitalnih platformah za podporo poslovanja, plačilna omrežja, kot je Visa, pa omogočajo plačila v te digitalne platforme, medtem ko finančne institucije rešitev podpirajo s ključnimi bančnimi produkti in storitvami. Ta podpora in možnost uporabe v celotnem plačilnem ekosistemu sta privedli do razširitve virtualnih kartic v male in srednje tržne segmente ter v številne industrije, kot so visoko šolstvo, javni sektor in zdravstvo.
Virtualne kartice so bile v preteklosti osredotočene na panoge, kot so potovanja in zavarovanje. Danes pa primere uporabe virtualnih kartic najdemo v skoraj vseh panogah za reševanje različnih poslovnih potreb, kot je omogočanje izvajalcem, kandidatom za zaposlitev in zaposlenim, ki nimajo kartic, da plačujejo za poslovne nakupe in potovanja brez uporabe osebnih sredstev.
Priljubljenost virtualnih kartic
Kljub nepredvidljivemu in razvijajočemu se okolju v minulem letu so nekateri vodilni izdajatelji vise v Severni Ameriki opazili rast obsega zaradi svojih naložb v rešitve virtualnih kartic. Prednosti teh rešitev so jasne – operativna učinkovitost, varnost plačil in udobje skupaj z glavnimi prednostmi komercialnih kartic. Ker se podjetja vse bolj zavedajo prednosti digitalizacije poslovnih procesov in se rešitve virtualnih kartic vse bolj uveljavljajo v panogah, prihodnost virtualnih kartic še nikoli ni bila svetlejša.
