Konferenčne sobe od nekdaj veljajo za prostor ne samo izmenjave mnenj, temveč tudi sprejemanja pomembnih poslovnih odločitev. Pandemija je v zadnjih dveh letih precej spremenila pristope dela v podjetjih, pri tem se je dotaknila tudi izvajanja sestankov. Delo od doma in hibridna oblika dela sta neposredni posledici pandemija, a bosta, kot kaže, ostali pomemben del kulture dela. Konferenčne sobe so se posledično preobrazile v hibridno sfero digitalne in fizične navzočnosti na sestankih. Hibridna srečanja so postala del agilnega vsakdana v poslovnem okolju, ne zgolj na sestankih znotraj podjetij, ampak tudi pri izvedbi večjih konferenc.
»Hibridne konference in srečanja so se izkazali za praktično rešitev tudi v tem letu, ko smo bili priča številnim odpovedim letalskih letov in se marsikdo iz tujih držav ni mogel udeležiti srečanja,« pravi Uroš Logar, direktor razvoja in operative v A-softu, ki smo ga povprašali o ključnih tehničnih elementih sodobne konferenčne sobe.
Po njegovih besedah mora ta omogočati visoko stopnjo interaktivnosti, kar dosežemo s primerno velikostjo zaslona, širokokotnimi kamerami, ki zajamejo vse udeležence v prostoru, pa tudi s funkcijami, kot so sledenje govoru, prepoznavanje oseb, filtriranje hrupa iz okolice, spremljanje jezika pogovora, podnaslavljanje v realnem času, dodajanje slik ali dopolnjevanje dokumentov in drugo.
Zaslon ostaja v središču pozornosti
Osnovni gradnik konferenčne sobe je zaslon ustrezne velikosti in kakovosti z žično (HDMI) ali brezžično (AirPlay, Miracast …) povezljivostjo. Ta se lahko nadgradi z avdio in video konferenčno opremo ter sistemom za centralizirano upravljanje. Pri manjših in srednje velikih sobah se priporoča čim večja standardizacija, ker se lahko enostavno zagotovi z implementacijo mobilnih stojal, na katera se integrira vsa potrebna oprema. Predvsem je za konstruktiven pogovor ključno, da se ne pojavljajo težave pri kakovosti slike ali da ne prihaja do časovnih zamikov zvoka.
Mikrofonski žarek, ki sledi govorcu po prostoru
Težave z zajemanjem in prenosom zvoka uspešno rešuje nova mikrofonska plošča DSP, ki uporablja posebno tehnologijo usmerjenih žarkov (ang. beamforming array). Ta zagotavlja prilagodljivost pri zvočnem pokrivanju najrazličnejših velikosti sob in vrst srečanj. »Mikrofon zajame vsako govorečo osebo, ki lahko sedi ali pa se premika po prostoru. Žarek bo sledil mikrofonu in ga osredotočil na glas govorca ter zmanjšal hrup v prostoru. Patentna tehnologija za zaznavanje glasovne dejavnosti omogoča mikrofonu, da loči med glasom in neželenimi zvoki, kot so recimo premikanje papirja ali mehanski zvoki iz prostora,« pojasnjuje Alan Ropoša, predstavnik podjetja Audio-Technica za srednjo Evropo.
MS Teams in Zoom ostajata osrednji videokonferenčni rešitvi
Kaj pa programska oprema? Microsoft Teams in Zoom sta dve najbolj priljubljeni rešitvi za videokonference, ki sta danes na voljo. Gre za robustne in zanesljive rešitve za sestanke na daljavo za timsko sodelovanje in komunikacijo, prav tako pa sta tudi odlični platformi za izvedbo virtualnih dogodkov. »Zoom je naše priporočilo za platformo za videokonference, saj ponuja izjemno kakovost spletnih videokonferenc, robustne poslovne funkcije, obsežne integracije in na splošno velja za najbolj uporabniku prijazno rešitev za virtualna srečanja na današnjem trgu. Zoom gostiteljem omogoča tudi, da svoje sestanke razširijo na do tisoč udeležencev. Microsoft Teams je najboljši za tiste, ki so že uporabniki Office 365, in tiste, ki potrebujejo cenejšo alternativo osnovnemu premijskemu paketu Zoom,« razlaga Dejan Zupančič, direktor podjetja NKT.
Nadaljnji razvoj konferenčnih sistemov pa temelji na uporabi naprednih tehnologij umetne inteligence in 5G. »Sodobne širokopasovne povezave omogočajo izvedbo videokonferenčnih klicev brez visoke kompresije, kar občutno poceni strojno opremo ter zmanjša zamik v komunikaciji. Omrežje 5G tako omogoča učinkovito videokomunikacijo v najzahtevnejših okoljih,« dodaja sogovornik iz podjetja NKT.
Umetna inteligenca zapisuje in prevaja govor ter preklaplja med videokadri
Sobni videokonferenčni sistemi pa uporabljajo tudi tehnologijo umetne inteligence. Pri tem gre za širok nabor rešitev, kot so avtomatska transkripcija in prevajanje, napredno kadriranje in kombiniranje slike kamere ter spremljanje števila oseb v prostoru in kakovosti zraka. »Trenutni sistemi omogočajo podnaslavljanje v realnem času, vse bolj pa napreduje umetna inteligenca, ki podpira zvočno prevajanje, tako da bodo udeleženci lahko slišali pogovore v svojem maternem jeziku. S pomočjo 5G pa postaja uporaba VC-sistemov praktično neomejena, tako lokacijsko kot tudi funkcionalno,« pravi Uroš Logar iz podjetja A-soft.
Enkripcija za visoko varnost podatkov
Seveda morajo razvijalci sodobnih rešitev poskrbeti za varnost podatkov, ki se prenašajo prek sodobnih konferenčnih sistemov. Na hibridnih srečanjih je zagotovljena visoka stopnja varnosti, in sicer z gesli za dostop ter uporabniškimi imeni na različnih ravneh, v oblaku ali zasebnem okolju. Nameščene so tudi varnostne rešitve za obrambo pred kibernetskimi vdori. »Videokonferenčne aplikacije podpirajo 256-bitno enkripcijo na vseh točka videoklica (end to end). Vsi avdio- in videoposnetki zajamejo podatek o snemalcu, tako se lahko ugotovi vir neavtorizirane distribucije slednjih. Prav tako ponudniki sodobnih komunikacijskih kanalov zagotavljajo upravljanje informacijske varnosti po najstrožjih standardih, kot sta ISO/IEC 27001 in SOC 2 Type II,« pojasnjuje Dejan Zupančič, direktor podjetja NKT.
Kam gre razvoj?
Sicer se v vse bolj dislociranem svetu krepi težnja uporabe večjega števila manjših sejnih sob na posameznih lokacijah ter podpora različnih videokonferenčnih platform za komunikacijo z deležniki. Pri tem je zaželena standardizacija opreme, s čimer se zagotovi poenotena uporabniška izkušnja na vseh lokacijah, saj imajo nekatera velika svetovna podjetja tudi po več sto ali celo na tisoče posamičnih konferenčnih sob. Tako gre razvoj v smeri čim boljše souporabe in interaktivnosti ter večje hitrosti delovanja, torej v smeri čim boljše uporabniške izkušnje.
»V zadnjem času je predvsem v ospredju razvoj simultanega prevajanja, dušenja šumov iz okolice, izboljševanja resolucije slike, združljivosti z drugimi sistemi ter različnih aplikacij, ki spodbujajo kreativno sodelovanje med udeleženci. Poleg tega ta tehnologija močno prodira kot pomoč servisnim delavnicam s pomočjo virtualne resničnosti, to pa v prihodnosti pomeni veliko novih priložnosti,« napoveduje Uroš Logar, direktor razvoja in operative v A-softu.
