Danes praktično celotno poslovanje poteka v digitalni obliki. Nakupi v fizičnih trgovinah se procesirajo digitalno, v celoti se digitalno izvajajo transakcije pri spletnem nakupovanju – od naročila do plačila. Drugače pa je v primerih, ko se posel sklepa s pogodbami ali v primeru podpisovanja soglasij, dovoljenj in drugih dokumentov, ki izkazujejo poslovni namen. Ti se večinoma podpisujejo še po starem.
Paradoks današnjega poslovanja ob tem je, da praktično vsi dokumenti nastanejo v različnih informacijskih rešitvah in so zato izvorno digitalni. Zakaj jih ne bi torej tudi podpisovali digitalno? In še celo pri nekaterih storitvah, ki jih lahko naročimo po spletu, se dogaja, da morate natisniti pogodbeno dokumentacijo, jo ročno podpisati in poslati ponudniku. Poleg tega še vedno veliko ponudnikov storitev uporablja okenca za poslovanje s strankami, kjer se izvaja fizično podpisovanje ali v malo boljšem primeru s podpisnimi tablicami.
Vsak poslovni proces lahko digitaliziramo
»Na voljo je cela paleta storitev, ki smo jih navajeni opravljati oziroma naročati fizično, na prodajnem mestu, kjer se strinjamo s pogoji uporabe storitve in samo storitev s podpisom pogodbe dejansko naročimo. To je seveda le en primer, saj na prodajnem mestu opravljamo številne postopke od nakazila denarja do prevzema priporočene pošiljke,« je povedal Aljoša Jerman Blažič, direktor podjetja SETCCE. Kot je dodal, nam današnja spletna orodja omogočajo, da tovrstne aktivnosti in poslovne procese učinkovito digitaliziramo ne samo na prodajnem mestu, ampak prenesemo v splet in poslujemo kot na prodajnem mestu prek digitalnih kanalov.
Praktično vsak poslovni proces lahko digitaliziramo ali prenesemo na splet. Zakonodajni okvir to omogoča, tehnologije tudi. In kar je najpomembneje, porabniki si to želijo. Digitalizacija je namreč smiselna ne samo zaradi iskanja stroškovnih prihrankov in optimizacije organizacije, ampak preprosto zato, ker poslovanje, ki ni digitalno, ni več konkurenčno. In celovito digitalno poslovanje ni možno brez oddaljenega digitalnega podpisovanja.
E-podpisovanje v oblaku je vse bolj privlačno
Z oddaljenim podpisom v oblaku lahko ponudnik doseže stranke in poslovne partnerje brez geografskih omejitev. Poslovni modeli so tako postali drugačni, poslovne pozicije so se spremenile.
»Ključno vlogo pri tem ima sprememba poslovnih modelov ponudnikov. S tem ko smo prestavili e-podpis v oblak in omogočili, da lahko uporabnik podpisuje brez posebnih dodatnih sredstev, je postala uporabniška izkušnja bistveno bolj sprejemljiva. Ko uporabnik ne potrebuje nič drugega več kot pametni telefon ali računalnik, je doseg praktično neomejen,« razlaga Blažič.
Poleg tega je podpisovanje v oblaku veliko bolj dostopno, saj od uporabnika ne zahteva nikakršne oziroma zgolj minimalno začetno naložbo. Stroški so povezani z dejansko uporabo, podobno kot uporaba telekomunikacijskih storitev. E-podpis si dejansko lahko privošči katerokoli podjetje, ki sprejme tak naročniški model obračuna.
Uporabnik je na prvem mestu
Kot pravi Aljoša Jerman Blažič, je uporabniška izkušnja na prvem mestu. Celo pred ceno. Slaba uporabniška izkušnja je največja omejitev, ki smo ji bili priča še do nedavnega.
Infrastruktura javnih ključev je namreč od nekdaj veljala za okoren in drag sistem. Uporabnik je moral imeti digitalno potrdilo, posebno opremo, ki je delovala zgolj na računalniku, pametno kartico in podobno. »Tak sistem se v dveh letih uporabe enostavno ni uveljavil. Da ne omenjamo, da gre za tehnologijo, staro 50 let. Kdo želi voziti 50 let star avto, razen če je ljubitelj starodobnikov?« je slikovit sogovornik.
Novi tehnološki in poslovni modeli sicer prav tako slonijo na infrastrukturi javnih ključev, vendar razbremenjujejo uporabnika vse kompleksnosti. Uporabniška izkušnja je zato neprimerno boljša in ne zahteva nobene naložbe v kompleksna orodja ne od ponudnika ne od uporabnika. Blažič napoveduje, da bi sčasoma infrastrukturo javnih ključev lahko zamenjala tehnologija podatkovnih blokov, ki že postaja prepoznaven del infrastrukture s stališča evropske komisije.
V prihodnje bo tako uporabniška izkušnja še pomembnejša: hiter dostop do orodja za podpisovanje v oblaku, neodvisnost od uporabljene opreme, dostopnost kjerkoli in kadarkoli ter ustrezen cenovni model. V Sloveniji je takšen način podpisovanja že usvojil celoten zavarovalniški trg, telekomunikacije, banke in javna uprava. V največjih poslovnih sistemih dosegajo tudi 99-odstotno uporabo e-podpisa, kar pomeni, da pri poslovanju praktično ne uporabljajo papirja.
Aktualno tudi za srednja in mala podjetja
Blažič ocenjuje, da je zdaj čas za srednja in mala podjetja, kjer je penetracija e-podpisovanja še zelo nizka. Bistveno je tudi, da je uporaba tovrstnega e-podpisa preprosta tudi za ponudnike informacijskih rešitev in storitev, ki podpirajo takšno podpisovanje. Imeti pa morajo na voljo več možnosti od portalske uporabe, kjer ne potrebujejo nobene integracije, do tesnejšega povezovanja prek odprtih vmesnikov (Open API), ko je zahtevana neposredna povezava z lastnimi informacijskimi sistemi.
Danes so digitalna orodja, tudi e-podpis, dostopna praktično povsod in cenovno ugodna. Blažič podjetjem svetuje, naj začnejo z majhnimi koraki. »Uporaba portalskih rešitev za e-podpis je resnično enostaven prvi korak za praktično katerokoli podjetje, ki omogoča, da podjetje izključi papirno dokumentacijo in jo zamenja z elektronskimi dokumenti ter jih zelo enostavno posreduje v e-podpis.«
Naslednji korak je tesnejše povezovanje s poslovnimi informacijskimi sistemi, kot so ERP, CRM in dokumentni sistem, ki jih podjetje že uporablja, pri čemer določeni proizvajalci storitve e-podpisovanja v oblaku že vključujejo v svoje rešitve.
